文件整理12步

文章出處：http://hz-huyue.com 作者：汪中求 人氣： 發表時間：2010年12月28日

既然全面推進的主體在于崗位明晰和流程優化，而崗位與流程貫穿在企業一系列的管理文件之中，有作為重點內容的紅頭文件，有以全員規范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細則，還有若干規定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進行：

1.    文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發文部門、發放部門、執行時間、簽發人、文件內容摘要或關鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數量、類別和核心內容。

2.，關于新產品開發的文件必須指向所有關聯崗位。最終做到所有流程涉及到的崗位、所有崗位涉及到的流程都是一一對應的，而且可以借助索引輕而易舉地查找到。 12. 合訂成冊。全部文件整理出來，可以編輯成冊，但此舉也并不意味最終的完工，有些內容需要文件規定卻因某種因素暫時不能下達有效文件，有些文件明顯不完善卻也只能先下發執行，有些流程只有具體執行中才能更充分暴露問題來卻一時完善不了。 管理規范的建設是一個比較長期的任務，就算是中型民營企業，3-5年的努力，能摸索出比較完整、操作性好的全部規范文件，就很不錯了。文件制定是為了保證企業運作的規范，但文件執行卻難點重重，文件執行效果，就是另一個更大的議題，涉及管理風格和企業文化。但是，從文件本身需要認真思考和把握5個方面的問題：主導從屬、責任劃分、資源占有、績效實現、接口間隙。執行過程中的問題，我們總結出以下幾句話，值得參考：發現點的問題，尋求面的解決；問題出在崗位，答案藏在流程；崗位阻截流程，操作培訓缺位；員工訓練無效，企業文化之過。    管理文件的文件分析。企業文件一多必然有關于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發、執行、修訂、廢止等有哪些規定。也許這些規定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。

文件執行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務審計，工作審計是專門針對文件的執行情況進行反向梳理的過程，對照相關文件進行，包括發文本身的程序和規范性。比如，費用報銷，抽出一部分已經報銷的單據，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務對單據規范的審核、相關部門的證明和驗收、經手人的說明，最后到經手人費用產生前的預算?？纯凑麄€過程是否完全按財務管理之費用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據或向相關人員求證。力圖真正了解文件執行的規范性、嚴肅性和效果。

既然全面推進的主體在于崗位明晰和流程優化，而崗位與流程貫穿在企業一系列的管理文件之中，有作為重點內容的紅頭文件，有以全員規范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細則，還有若干規定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進行： 1. 文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發文部門、發放部門、執行時間、簽發人、文件內容摘要或關鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數量、類別和核心內容。 2. 管理文件的文件分析。企業文件一多必然有關于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發、執行、修訂、廢止等有哪些規定。也許這些規定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。 3. 文件執行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務審計，工作審計是專門針對文件的執行情況進行反向梳理的過程，對照相關文件進行，包括發文本身的程序和規范性。比如，費用報銷，抽出一部分已經報銷的單據，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務對單據規范的審核、相關部門的證明和驗收、經手人的說明，最后到經手人費用產生前的預算?？纯凑麄€過程是否完全按財務管理之費用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據或向相關人員求證。力圖真正了解文件執行的規范性、嚴肅性和效果。 4. 文件分類。對所有文件進行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細化文件等，按內容分戰略文件、計劃文件、執行文件、補充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務文件、生產文件、人力資源文件等。不同企業可以根據自身的實際分類，不求統一，只要便于前后對照和下一步的梳理。 5. 目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發現有必要的內容沒有文件規定，有些文件已經4.    文件分類。對所有文件進行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細化文件等，按內容分戰略文件、計劃文件、執行文件、補充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務文件、生產文件、人力資源文件等。不同企業可以根據自身的實際分類，不求統一，只要便于前后對照和下一步的梳理。

5.    目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發現有必要的內容沒有文件規定，有些文件已經沒有使用價值，有些文件太大，又有許多文件是前前后后規范同一件事情或是幾份文件不斷補充完善的。這樣就需要從目錄著手進行增加、刪除、拆分、合并處理，這個層次的工作看似簡單，其實不然，需要管理班子深入討論方能有良好的結果。

文件修訂標準提出。在第2、3、4、5步的基礎上，提出不同類別的文件的修訂標準，是項目的增減還是條款的修正，是格式的調整還是文字的潤色，是發文權限的改正還是發放對象的調整，或者是根據已經出現的情況提出如何保證執行的條款。

7. 既然全面推進的主體在于崗位明晰和流程優化，而崗位與流程貫穿在企業一系列的管理文件之中，有作為重點內容的紅頭文件，有以全員規范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細則，還有若干規定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進行： 1. 文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發文部門、發放部門、執行時間、簽發人、文件內容摘要或關鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數量、類別和核心內容。 2. 管理文件的文件分析。企業文件一多必然有關于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發、執行、修訂、廢止等有哪些規定。也許這些規定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。 3. 文件執行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務審計，工作審計是專門針對文件的執行情況進行反向梳理的過程，對照相關文件進行，包括發文本身的程序和規范性。比如，費用報銷，抽出一部分已經報銷的單據，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務對單據規范的審核、相關部門的證明和驗收、經手人的說明，最后到經手人費用產生前的預算?？纯凑麄€過程是否完全按財務管理之費用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據或向相關人員求證。力圖真正了解文件執行的規范性、嚴肅性和效果。 4. 文件分類。對所有文件進行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細化文件等，按內容分戰略文件、計劃文件、執行文件、補充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務文件、生產文件、人力資源文件等。不同企業可以根據自身的實際分類，不求統一，只要便于前后對照和下一步的梳理。 5. 目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發現有必要的內容沒有文件規定，有些文件已經    文件修訂。在第5、6步思考成熟之后，文件修訂反而不是最為困難的，可以約請相關部門的骨干修訂一稿，工作審計小組修訂二稿，管理班子修訂三稿，文書負責部門最后編輯正式文件。

8. 既然全面推進的主體在于崗位明晰和流程優化，而崗位與流程貫穿在企業一系列的管理文件之中，有作為重點內容的紅頭文件，有以全員規范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細則，還有若干規定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進行： 1. 文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發文部門、發放部門、執行時間、簽發人、文件內容摘要或關鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數量、類別和核心內容。 2. 管理文件的文件分析。企業文件一多必然有關于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發、執行、修訂、廢止等有哪些規定。也許這些規定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。 3. 文件執行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務審計，工作審計是專門針對文件的執行情況進行反向梳理的過程，對照相關文件進行，包括發文本身的程序和規范性。比如，費用報銷，抽出一部分已經報銷的單據，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務對單據規范的審核、相關部門的證明和驗收、經手人的說明，最后到經手人費用產生前的預算?？纯凑麄€過程是否完全按財務管理之費用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據或向相關人員求證。力圖真正了解文件執行的規范性、嚴肅性和效果。 4. 文件分類。對所有文件進行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細化文件等，按內容分戰略文件、計劃文件、執行文件、補充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務文件、生產文件、人力資源文件等。不同企業可以根據自身的實際分類，不求統一，只要便于前后對照和下一步的梳理。 5. 目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發現有必要的內容沒有文件規定，有些文件已經    佐證式調研。所有文件不可以一經修訂馬上下發執行，需要像做代數題一樣，把該文件置于某一具體使用環境下，步步推導，做各種假設性分析或測算，以求保證日后可執行，行得通，反彈小。

9.     程序／制度分離。根據我們的認識，文件中程序與制度是不一樣的，程序主要是教會下屬做對的事情，說明如何做事，制度則主要規定不可以做的事情，說明做錯了怎么辦。為了側重于程序，以培訓員工出發，有必要把程序與制度文件分開。程序需要訓練，制度可以不學習。

10.  文件重要等級分類。修訂后的文件可以在第4步的基礎上做出分類，尤其適用范圍和文件密級等。同時，管理文件的文件也需作出最終修改，嚴格日后的文件修改權限和廢止程序。

11.   文件索引。企業文件是為了指導工作的，不同于有些行政部門為了應付某種特定環境而制定一系列沒有指導和操作價值的文件，因此需要針對每份文件的使用崗位整理出對應的流程索引，針對不同流程整理出對應的崗位索引。比如：新產品開發，必然設計營銷部門的市場或策劃崗位、技術部門的材料工程師和結構工程師、采購部的對應采購員、財務部的成本分析員等；那么，關于新產品開發的文件必須指向所有關聯崗位。最終做到所有流程涉及到的崗位、所有崗位涉及到的流程都是一一對應的，而且可以借助索引輕而易舉地查找到。

沒有使用價值，有些文件太大，又有許多文件是前前后后規范同一件事情或是幾份文件不斷補充完善的。這樣就需要從目錄著手進行增加、刪除、拆分、合并處理，這個層次的工作看似簡單，其實不然，需要管理班子深入討論方能有良好的結果。 6. 文件修訂標準提出。在第2、3、4、5步的基礎上，提出不同類別的文件的修訂標準，是項目的增減還是條款的修正，是格式的調整還是文字的潤色，是發文權限的改正還是發放對象的調整，或者是根據已經出現的情況提出如何保證執行的條款。 7. 文件修訂。在第5、6步思考成熟之后，文件修訂反而不是最為困難的，可以約請相關部門的骨干修訂一稿，工作審計小組修訂二稿，管理班子修訂三稿，文書負責部門最后編輯正式文件。 8. 佐證式調研。所有文件不可以一經修訂馬上下發執行，需要像做代數題一樣，把該文件置于某一具體使用環境下，步步推導，做各種假設性分析或測算，以求保證日后可執行，行得通，反彈小。 9. 程序／制度分離。根據我們的認識，文件中程序與制度是不一樣的，程序主要是教會下屬做對的事情，說明如何做事，制度則主要規定不可以做的事情，說明做錯了怎么辦。為了側重于程序，以培訓員工出發，有必要把程序與制度文件分開。程序需要訓練，制度可以不學習。 10. 文件重要等級分類。修訂后的文件可以在第4步的基礎上做出分類，尤其適用范圍和文件密級等。同時，管理文件的文件也需作出最終修改，嚴格日后的文件修改權限和廢止程序。 11. 文件索引。企業文件是為了指導工作的，不同于有些行政部門為了應付某種特定環境而制定一系列沒有指導和操作價值的文件，因此需要針對每份文件的使用崗位整理出對應的流程索引，針對不同流程整理出對應的崗位索引。比如：新產品開發，必然設計營銷部門的市場或策劃崗位、技術部門的材料工程師和結構工程師、采購部的對應采購員、財務部的成本分析員等；那么12.  合訂成冊。全部文件整理出來，可以編輯成冊，但此舉也并不意味最終的完工，有些內容需要文件規定卻因某種因素暫時不能下達有效文件，有些文件明顯不完善卻也只能先下發執行，有些流程只有具體執行中才能更充分暴露問題來卻一時完善不了。

管理規范的建設是一個比較長期的任務，就算是中型民營企業，3-5 年的努力，能摸索出比較完整、操作性好的全部規范文件，就很不錯了。文件制定是為了保證企業運作的規范，但文件執行卻難點重重，文件執行效果，就是另一個更大的議題，涉及管理風格和企業文化。但是，從文件本身需要認真思考和把握5個方面的問題：主導從屬、責任劃分、資源占有、績效實現、接口間隙。執行過程中的問題，我們總結出以下幾句話，值得參考：發現點的問題，尋求面的解決；問題出在崗位，答案藏在流程；崗位阻截流程，操作培訓缺位；員工訓練無效，企業文化之過。